Con restricciones en todo el mundo sobre las reuniones de la gente, los organizadores de eventos han hecho esfuerzos para trasladar sus reuniones, encuentros sociales y clases a Internet. Las principales plataformas de reuniones en línea de Google, Microsoft y Zoom han respondido con una ola de nuevas funciones y recortes de precios para ganar estos nuevos clientes, aunque cada uno tiene un enfoque diferente.
Google Meet ejecuta Gmail de Google, Microsoft Teams se ha convertido en la opción empresarial, mientras que Zoom ha sido adoptado por prácticamente todo el mundo. Pero no solo tiene que utilizar un servicio de terceros, también tiene la opción de utilizar su propio sitio web.
En las plugins de WordPress calendario de eventos han comenzado a atender a este nuevo nicho. Primero, caracterizaremos algunos de los desafíos únicos de mover eventos a Internet, luego profundizaremos en cuatro excelentes opciones que puede usar para organizar sus eventos en la web.
Pero antes, si nunca has instalado WordPress, descubre ¿Cómo instalar un blog de WordPress pasos 7 et ¿Cómo encontrar, instalar y activar un tema de WordPress en tu blog.
Luego, volviendo a por qué estamos aquí.
Desafíos de los eventos en Internet
Los eventos presentan una serie de desafíos. Pero al planificar y administrar un evento en línea, hay algunos que querrá tener en cuenta.
Zona horaria
Al planificar un evento en un lugar físico, la hora siempre es local. El concierto comienza a las 20 p.m. en Seattle en cualquier parte del mundo.
Las cosas se complican en línea. Una reunión de Zoom puede tener lugar en la ciudad de Nueva York, pero los asistentes de Londres y Hong Kong deben saber cuándo unirse. Peor aún, su organizador de eventos podría estar en Nueva Zelanda, planeando eventos en Buenos Aires para los asistentes en Ciudad del Cabo. Cada calendario de eventos en línea debe abordar el área de la zona horaria.
¿Donde esta el enlace?
Todas las plataformas de reuniones en línea funcionan generando un enlace para enviar a los participantes de la reunión. Hacen clic en el enlace para unirse a ella. Invariablemente, no todos lo entienden, es posible que el enlace haya sido cambiado en el último minuto o la invitación esté enterrada en los correos electrónicos no deseados de su bandeja de entrada.
Las preocupaciones de seguridad de Zoom han enseñado a los organizadores a tener cuidado con los vínculos. Deben entregarse de manera segura y confiable solo a participantes confirmados.
Mezclar y combinar
Algunos eventos son puramente en línea. Algunos son cara a cara. Algunos son eventos híbridos donde las personas pueden asistir a una clase presencial o conectarse en línea. Otros eventos pueden ser cara a cara, pero con transmisión en vivo en línea.
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Un calendario de eventos debe combinar a la perfección estos escenarios, de modo que los flujos de registro coincidan con el caso de uso. Por ejemplo, los participantes cara a cara no deben recibir un enlace de invitación y los participantes en línea no deben recibir boletos escaneables.
En las meilleurs Complementos de calendario de eventos de WordPress
Aquí hay cuatro calendarios de eventos que apuntan a funciones para abordar esos puntos. Probamos todas las funciones y verificamos que estén listas para su aplicación.
EventAgent.ai
Recientemente lanzado y completamente nativo, EventAgent.ai ofrece la mejor experiencia general entre estos calendarios. Si bien su característica distintiva es el marketing de inteligencia artificial basado en datos para la promoción automatizada de eventos, también ofrece varias características avanzadas e híbridas para eventos en línea.
El calendario EventAgent.ai detecta la zona horaria del visitante y mueve los eventos en línea a la hora local. Estos eventos están claramente marcados desde todos los puntos de vista. Los eventos que requieren presencia física se muestran en la zona horaria de la ubicación.
Esto minimiza los errores de planificación. Un neoyorquino que visite Seattle sabrá cómo presentarse en el club de yoga a las 7 a.m. Si se queda en casa, a las 11 a.m.
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El protocolo de seguridad recomendado por Zoom es implementar una sala de espera de Zoom. Este es un lobby virtual donde el anfitrión de Zoom revisa personalmente a los participantes a su llegada. Es muy engorroso para los anfitriones o proveedores de servicios que necesitan una recepcionista adicional en el vestíbulo para controlar a los asistentes cuando ingresan al vestíbulo.
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EventAgent.ai ofrece un control riguroso en el momento del registro, para que no se convierta en un cuello de botella. Un evento se puede configurar en Moderado, lo que retrasará la confirmación hasta que el organizador apruebe al asistente.
EventAgent.ai proporciona un conjunto completo de herramientas de moderación, que incluyen respuestas personalizadas al formulario de registro, notas sobre el asistente y su registro de asistencia anterior, que también es útil para verificar los requisitos previos de la clase.
EventAgent.ai maneja las instrucciones de llegada de manera diferente entre eventos presenciales y en línea. Los participantes cara a cara reciben un correo electrónico con instrucciones de conducción y llegada 24 horas antes de la hora de salida. En línea, los anfitriones suelen cambiar la URL de la invitación unas horas antes del evento y los asistentes llegan a sus computadoras 5 minutos antes.
Los participantes en línea no reciben un recordatorio de conducción, pero el enlace llegará a sus bandejas de entrada 30 minutos antes de la hora de salida. Esto facilita enormemente la asistencia.
EventAgent.ai adapta la experiencia de registro al tipo de evento. Los participantes en eventos presenciales disponen de entradas digitales susceptible de ser analizada en los teléfonos que se presentan en la puerta, mientras que los participantes en línea se registran automáticamente cuando se unen a la reunión de Zoom.
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Finalmente, EventAgent.ai proporciona una verdadera sincronización bidireccional con Zoom. Cambie la hora de un evento y las actualizaciones asociadas a la reunión de Zoom se actualizarán automáticamente. Si el enlace de la invitación cambia, el nuevo enlace se envía automáticamente a los asistentes. Si la reunión se elimina accidentalmente en Zoom, EventAgent.ai la recuperará si el evento sale según lo planeado.
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El Calendario de Eventos
El calendario de eventos es el Plugin de WordPress evento más instalado y es un elemento perenne en las listas de los 10 principales. Está respaldado por un impresionante catálogo de complementos que lo hace muy flexible.
El calendario de eventos: eventos virtuales es un módulo lanzado recientemente para organizar eventos en línea. Cuando se instala, agrega la siguiente sección al editor de eventos.
Los eventos virtuales pueden conectarse a una cuenta de Zoom que les permite crear enlaces de Zoom desde el editor de eventos. Cuando guarda este evento, crea una reunión correspondiente en su cuenta de Zoom. La mayoría de las otras opciones se relacionan con dónde mostrar el enlace Zoom. Agregar el enlace en los correos electrónicos de RSVP asegura que solo las personas registradas recibirán el enlace.
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Sin embargo, esta no es una verdadera sincronización bidireccional. Cambiar la hora del evento no se refleja en la reunión de Zoom, por ejemplo, dejar la nueva hora sin un enlace de Zoom. Eliminar la reunión de Zoom no elimina el enlace de Zoom del evento, por lo que las personas recibirán un enlace muerto. Es poco más que copiar y pegar convenientemente el enlace.
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El calendario de eventos tiene un buen soporte para las zonas horarias. Puede establecer zonas horarias por evento y mostrar la zona horaria a los asistentes. Sin embargo, todavía necesitan calcular manualmente la hora de los eventos en función de su zona horaria local.
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Calendario de eventos modernos
Modern Events Calendar es otro complemento freemium superior. Él se enfoca en el reserva eventos en línea encontrados fácilmente por los motores de búsqueda.
Google lanzó un nuevo esquema para eventos online y online movidos que dirigirá a los visitantes a un enlace. Si confía en gran medida en el SEO para encontrar asistentes a sus eventos, esta es una actualización valiosa.
También permite que los eventos se muestren en la hora local de los visitantes de su sitio web. Esto es exactamente lo que los participantes en línea necesitan ver. Sin embargo, este no es el enfoque adecuado para eventos cara a cara. Un neoyorquino de visita en Seattle se presentará en nuestro concierto de 20 p.m. a 23 p.m., porque esa es la hora en su calendario.
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Bookly
Bookly es otro Plugin de WordPress software de gestión de eventos adaptado al caso de uso específico de personas que reservan citas con proveedores de servicios. Este tipo de flujo de trabajo no es adecuado para un complemento de calendario estándar, por lo que es agradable ver que esta plantilla también está recibiendo algo de atención.
Todos los complementos que ofrecen integración de Zoom requieren conexión a una aplicación de Zoom creada a partir de Mercado Zoom. Dependiendo del tipo de integración que requiera el complemento, la creación de la aplicación proporcionará una o dos claves que deben copiarse en la configuración del complemento Bookly.
Posteriormente, Bookly proporciona un token para insertar el enlace Zoom en cualquier vista costumbre creado. Esto permite la mayor flexibilidad para la privacidad. El enlace se puede mostrar después de que el visitante haya publicado una cita o enviado una confirmación por correo electrónico.
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Cuando el proveedor de servicios está viendo las citas, tiene un botón para iniciar la sesión de Zoom en su tablero, lo que hace que el flujo de trabajo sea fluido.
Desafortunadamente, como Plugin de WordPress El Calendario de Eventos, La integración de Bookly's Zoom no es una vía de doble sentido. Los cambios realizados desde Zoom o Bookly pueden provocar reuniones interrumpidas.
Bookly no admite zonas horarias. Tampoco alerta a los visitantes cuando ven el horario desde una zona horaria diferente a la del proveedor de servicios. Esto puede llevar fácilmente a citas perdidas debido a errores de programación.
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¿Qué complemento es el adecuado para mí?
Si ya invirtió en el ecosistema plugin El Calendario de Eventos, la gestión de eventos virtuales es una mejora digna. La integración de zoom automatiza la creación de URL de reuniones y sus zonas horarias flexibles facilitan la tarea para los participantes distantes.
Si confía principalmente en los motores de búsqueda para el descubrimiento de eventos, Modern Event Calendar tiene la mejor integración de SEO para notificar a sus asistentes que los eventos se han movido.
Entre los complementos que apuntan a las citas de servicio de reserva, Bookly está por delante del resto con un flujo de trabajo completo y fluido para eventos en línea en su zona horaria local.
Si desea brindar la mejor experiencia a los asistentes, anfitriones y organizadores de eventos en línea e híbridos, EventAgent.ai es el camino a seguir. Sus herramientas de promoción automatizadas integradas son una ventaja adicional.
A medida que el mundo se abre lentamente a reuniones cara a cara, podemos estar en un período prolongado de eventos en línea e híbridos. Muchas organizaciones han ganado nuevos clientes, ampliando su alcance más allá de las comunidades locales.
Perder a estos nuevos clientes a medida que regresan a los servicios presenciales es una opción que muchos quieren evitar y que requiere una estrategia a largo plazo. Los complementos de este artículo forman una parte esencial de esta estrategia.
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Conclusión
Listo ! Eso es todo por este artículo que le permite comprender por qué y cómo organizar eventos virtuales en WordPress. Si tienes comentarios o sugerencias, no dude en ofrecérselas.
Sin embargo, también puedes consultar nuestros recursos, si necesita más elementos para llevar a cabo sus proyectos de creación de sitios de Internet, consulte nuestra guía sobre Creación de blog de WordPress o el de Divi: el mejor tema de WordPress de todos los tiempos.
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